Высшая школа экономики

Государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

«Казанский государственный университет»

Контрольная работа по дисциплине «Управление Затратами»

На тему: Сущность бюджета закупок

Казань 2010

Бюджет закупок

Регулирование объемов закупок

Снижение затрат на транспортировку

Сокращение затрат на хранение

Анализ сметы затрат

Список литературы

Бюджет закупок

Бюджет закупок производственной компаний, зависит от планового объема производства. Исходя из планового объема, производством планируется закупка необходимого количества материалов по определенной себестоимости. Бюджет закупок - это план закупок продукции из ассортиментного ряда в разрезе видов продукции или по основным поставщикам. Показывает сколько и какой продукции должно быть приобретено предприятием у внешних (импорт) и внутренних поставщиков. Бюджет закупок составляется отделом закупок исходя из бюджета продаж, так как объём закупок напрямую зависит от объёма продаж. Объём закупок сырья и материалов зависит от ожидаемого объёма их использования, а также от предполагаемого уровня запасов.

Формула для вычисления объёма закупок выглядит следующим образом:

Объём закупок = объём использования + запасы на конец периода - запасы на начало периода

Бюджет закупок, как правило, составляется с учётом сроков и порядка погашения кредиторской задолженности за материалы.

Плановые потребности закупки материалов и их использования могут быть подготовлены как в одном документе, так и в отдельных самостоятельных бюджетах. Многие предпочитают единый документ. В этом бюджете определяются сроки закупки и количество сырья, материалов и полуфабрикатов, которое необходимо приобрести для выполнения производственных планов. Использование материалов определяется производственным бюджетом и предлагаемыми изменениями в уровне материальных запасов. Умножая количество единиц материалов на их оценочные закупочные цены, получают бюджет закупки материалов.

План затрат и времени на определенный период, которые необходимы для обеспечения материальных потребностей предприятия, предусмотренных бюджетом, в разрезе материалов

Для оценки эффективности и целесообразности выбранных направлений деятельности на предстоящий период формируются операционные и финансовые бюджеты предприятия. Важным условием бесперебойной работы предприятия является качественное планирование и полная обеспеченность потребности в материальных ресурсах.

Бюджет закупки формируется как план службы материально-технического снабжения и определяет потребность в приобретении сырья, материалов, комплектующих в натуральном и стоимостном выражении в планируемом периоде:

план закупок в натуральном выражении предназначен для определения необходимого объема и ассортимента материальных ресурсов;

Источником информации для построения бюджета закупок являются следующие данные:

1) потребность в основных материальных ресурсах, полученная при формировании плана производства,

2) уровень остатков материальных ресурсов на начало планируемого периода,

3) уровень нормативов запасов материальных ресурсов,

4) сводные заявки на ненормируемые материалы для осуществления производственно- хозяйственной деятельности, предложения поставщиков,

5) цены на все виды материальных ресурсов.

Потребность в материалах для выполнения производственной программы рассчитывается на основании предполагаемого объема производства и обоснованных норм расходования материальных ресурсов: Как правило, для проведения анализа плановых показателей и осуществления контроля исполнения, бюджет закупок может группироваться по центрам финансовой ответственности, калькуляционным статьям затрат, видам материалов, поставщикам и структурным подразделениям. Рассчитанный общий объем закупок конкретного материала за период распределяется по поставщикам в соответствии с приоритетностью контрактов и предложениями поставки. В случае ограниченности предложения в ресурсах у наиболее приоритетного поставщика, происходит анализ возможности следующих контрактов. Бюджет закупок в стоимостном выражении рассчитывается по каждому контракту путем умножения количества материала на его цену. Если контракт с поставщиком имеет специфический характер поведения цены, отличный от установленного темпа роста цены материала, то используются контрактные цены. Возможно, применять базовые цены материалов с учетом динамического изменения - инфляционного (среднестатистического) индекса. Составление бюджета закупок и запасов начинается со сбора необходимых данных. К таковым относятся:

1) Объёмы продаж (ед.)

2) Закупочные цены на период

3) Ставки НДС

4) Нормы запасов товаров и материалов (%)

5) План расхода материалов (ед.)

6) Процент оплаты поставки текущего периода в этом же периоде

7) Стоимость поставки за период

8) Оплата поставок предыдущего периода (%)

9) Задолженность к погашению в текущем периоде (%)

Регулирование объемов закупок

Создание больших запасов приводит в ряде случаев к значительной экономии, так как при закупках крупными партиями поставщики, как правило, делают скидки в ценах. Хотя создаваемые в этом случае запасы материальных ресурсов нередко хранятся достаточно долго, затраты на хранение могут быть меньше. Чем выигрыш на скидках с цены. Экономия сохраняется до тех пор, пока сумма скидки превышает затраты на хранение материальных ресурсов. Хранение излишних товарно-материальных запасов нередко является делом совершенно не нужным. Ведь складирование только влечет за собой расходы, ничуть не увеличивая ценность хранимой продукции. Складирование без особой необходимости всегда означает попусту потраченные средства, другими словами, расточительство.

Одной из основных причин образования лишних запасов является не оправданное потребностью завышение размеров закупаемых партий. Другая причина неуверенность, незнание того, сколько потребуется того или иного ресурса и когда именно.

Управление объемами закупок, конечно, требует дополнительных усилий и затрат, но оно того стоит, если целью деятельности поставлено достижение высокой результативности и дальнейшее развитие предприятия.

Снижение затрат на транспортировку

Эта проблема во многом сродни проблеме экономии на закупках.

Один из путей достичь небольших размеров запасов и заделов – это перемещать материальный поток через цех только тогда, когда в этом есть производственная необходимость.

Задача менеджера – выбрать рациональный в конкретной хозяйственной ситуации вариант. Эта задача является одной из основных в теории управления запасами. Путь к сокращению материально – производственных запасов на предприятии лежит через их рациональное использование, ликвидацию сверхнормативных излишков, совершенствование нормирования, в том числе путем установления четких договорных условий поставок, оптимального выбора поставщика, четкой работы транспорта.

Сокращение затрат на хранение

Весьма существенную роль в повышение эффективности использования оборотных средств играет организация складского хозяйства. Первостепенная задача управления товарно-материальными потоками состоит в том, чтобы выяснить общий объем затрат, связанных с содержанием запасов.

Затраты на хранение можно разделить на две главные группы.

Затраты, обусловленные вложением капитала:

Находятся в прямой зависимости от общей стоимости совокупных запасов товарно-материальных ценностей, имеющихся на предприятии. Часть запасов помещена на склады, другая часть проходит производственный процесс или находится в торговом помещении либо на складе готовой продукции.

Расходы на ведение складского хозяйства:

Включает в себя такие статьи, как содержание складского помещения, оплата труда складского персонала, приобретение и эксплуатация инвентаря, перевозки, убыль товара, страхование.

Если запасы хранятся в отдельном помещение, расчет затрат на помещение не доставляет особых трудностей. Затраты на складские помещения не обнаруживают столь же очевидной зависимости от объема запасов, какую демонстрируют затраты по вложенному капиталу. Однако их так же можно снизить при уменьшение объема запасов.

Исчисление затрат на оплату труда складского персонала также не составляет проблем. Куда сложнее оценить, на какую сумму снижаются затраты на оплату труда при сокращении запасов. Если уменьшение запасов позволяет отказаться от отдельного складского помещения, то можно сократить и численность складского персонала.

Особую статью составляют расходы на инвентарь, к которому относится, в частности складские стеллажи с полками, грузовые поддоны и механизмы для грузообработки, в том числе погрузчики, подъемники и тележки. Если сокращение запасов дает возможность сконцентрировать складские запасы в одном или нескольких близлежащих местах, достигается значительная экономия в расходах на транспортировку.

Суммы страховых взносов назначаются исходя из стоимости страхуемого имущества. По мере снижения общей стоимости запасов снижаются и расходы на страхование.

закупка бюджет затрата смета

Анализ сметы затрат

Бюджет представляет собой финансовый документ, созданный до того как предполагаемые действия выполняются. В отличие от формализованных отчета о прибылях и убытках или бухгалтерского баланса, бюджет не имеет стандартизованной формы, которая должна строго соблюдаться.

Структура бюджета зависит от того, что является предметом бюджета, размера организации, степени, в которой процесс составления бюджета интегрирован с финансовой структурой предприятия. Бюджет должен представлять информацию доступным и ясным образом так, чтобы его содержание было понятно пользователю. Бюджетный цикл включает в себя следующие этапы:

1. Планирование деятельности предприятия в целом и по подразделениям.
2. Подготовка проектов отдельных бюджетов.
3. Подготовка проекта общего бюджета.
4. Внесение корректировок и согласование бюджетов.
5. Утверждение бюджета, проектирование обратных связей и учет меняющихся условий.

В основе бюджетирования лежит общий (главный) бюджет, который представляет собой скоординированный по всем подразделениям или функциям план работы для предприятия в целом. Он состоит из оперативного и финансового бюджетов.

I. Оперативный бюджет.

1. Бюджет продаж.
2. Производственный бюджет.
3. Бюджет производственных запасов.
4. Бюджет закупок (использования материалов или прямых затрат на материалы).
5. Бюджет общепроизводственных расходов.
6. Бюджет трудовых затрат
7. Бюджет коммерческих расходов.
8. Бюджет общих и административных расходов.
9. Прогнозный отчет о прибылях и убытках.

II. Финансовый бюджет.

1. Бюджет капитальных затрат (инвестиционный бюджет).
2. Бюджет денежных средств (кассовый бюджет).
3. Прогнозный баланс.

Оперативный бюджет.

Оперативный бюджет показывает планируемые операции на предстоящий год для сегмента или отдельной функции компании. В процессе его подготовки прогнозируемые объемы продаж и производства трансформируются в количественные оценки доходов и расходов для каждого из действующих подразделений компании.

Бюджет продаж

• Прогноз объёма продаж - это необходимый предварительный этап работы по подготовке бюджета продаж.
• Прогноз объёма продаж превращается в бюджет продаж в том случае, если руководство предприятия считает, что прогнозируемый объём продаж может быть достигнут.

При подготовке бюджета продаж необходимо учитывать уровни объёма продаж за предыдущие периоды и проанализировать ряд макроэкономических факторов, каждый из которых может оказать существенное влияние на объём продаж и его зависимость от прибыльности продукции.

Надёжность прогноза продаж повышается в результате использования комбинаций экспертных и статистических методов:

Составление бюджета продаж:

• Бюджет продаж - важный шаг в составлении основного бюджета; оценка объёма продаж влияет на все последующие бюджеты.
• Бюджет продаж отражает месячный или квартальный объём продаж в натуральных и в стоимостных показателях.
• Бюджет продаж составляется с учётом: уровня спроса на продукцию предприятия, географии сбыта, категорий покупателей, сезонных факторов.
• Бюджет продаж включает в себя ожидаемый денежный поток от продаж, который в дальнейшем будет включён и в доходную часть бюджета потока денежных средств.
• Для прогноза денежных поступлений от продаж необходимо учитывать коэффициенты инкассации, которые показывают, какая часть отгруженной продукции будет оплачена в первый месяц (месяц отгрузки), во второй и т.д., с учётом корректировки на безнадёжные долги.

Бюджет производства.

• Бюджет производства - это план выпуска продукции в натуральных показателях
• Бюджет производства составляется исходя из бюджета продаж; он учитывает производственные мощности, увеличение или уменьшение запасов (бюджет производственных запасов), а также величину внешних закупок.
• Необходимый объём выпуска продукции определяется как предполагаемый запас готовой продукции на конец периода плюс объём продаж за данный период и минус запас готовой продукции на начало периода.

Бюджет производственных запасов.

• Бюджет производственных запасов содержит информацию, необходимую для подготовки прогнозного отчёта о прибылях и убытках - в части подготовки данных о производственной себестоимости реализованной продукции и прогнозного балансового отчёта - в части подготовки данных о состоянии нормируемых оборотных средств (сырья, материалов и запасов готовой продукции) на конец планируемого периода
• Объём незавершённого производства определяется, исходя из технологических особенностей изготовления продукции.

Бюджет закупок.

• Бюджет закупок - это план закупок продукции из ассортиментного ряда в разрезе видов продукции или по основным поставщикам. Показывает сколько и какой продукции должно быть приобретено предприятием у внешних (импорт) и внутренних поставщиков.
• Бюджет закупок составляется отделом закупок исходя из бюджета продаж, так как объём закупок напрямую зависит от объёма продаж. Объём закупок сырья и материалов зависит от ожидаемого объёма их использования, а также от предполагаемого уровня запасов

Формула для вычисления объёма закупок выглядит следующим образом:

Объём закупок = объём использования + запасы на конец периода - запасы на начало периода

• Бюджет закупок, как правило, составляется с учётом сроков и порядка погашения кредиторской задолженности за материалы.

Бюджет общепроизводственных расходов.

• Бюджет общепроизводственных расходов отражает объём всех затрат, связанных с производством продукции, за исключением затрат на прямые материалы и прямых затрат на оплату труда.
• Общепроизводственные расходы включают в себя постоянную и переменную части. Постоянная часть планируется, исходя из потребностей производства, переменная часть - как норматив, например, от трудозатрат основных производственных рабочих
• Бюджет общепроизводственных расходов обычно включает в себя ряд стандартных статей затрат: амортизацию и аренду производственного оборудования, страховку, дополнительные выплаты рабочим, оплату непроизводительного времени и т.д.

Бюджет трудовых затрат.

• Прямые затраты на оплату труда - это затраты на заработную плату основного производственного персонала
• Бюджет затрат на оплату труда подготавливается, исходя из бюджета производства, данных о производительности труда и ставок оплаты труда основного производственного персонала
• В бюджете заработной платы основного производственного персонала необходимо выделять две составные части:
  1. фиксированную часть оплаты труда
  2. сдельную часть оплаты труда
• Если к моменту составления бюджета накопилась значительная кредиторская задолженность по выплате заработной платы, то необходимо предусмотреть график её погашения.

Бюджет коммерческих расходов.

• В бюджете коммерческих расходов учитываются все расходы связанные со сбытом, продвижением и хранением товара.
• Бюджет коммерческих расходов формируется с учетом бюджета переменных общепроизводственных расходов, рекламного бюджета и других постоянных коммерческих расходов.
• Переменные коммерческие расходы (комиссионные вознаграждения, затраты на упаковку, складскую обработку, транспортировку товаров заказчикам) зависят от объёма продаж и закупок и переносятся из бюджета переменных общепроизводственных расходов.
• Коммерческие расходы группируются по критериям, основными из которых являются: виды продукции, категории покупателей.
• При составлении бюджета коммерческих расходов в отдельную группу выделяются постоянные затраты: расходы на рекламу и маркетинг и расходы на хранение товаров на складе. Величина эти расходов планируется на основе статистических данных (расходы предшествующего периода с учетом сезонности) и решений менеджмента. Например, может быть принято решение об изменении местонахождения склада или площади арендуемых помещений, о пересмотре сумм страховых покрытий товарных запасов и другое.

Бюджет общих и административных расходов.

• Бюджет показывает все расходы, не связанные с коммерческой деятельностью предприятия, а именно: затраты на содержание офиса, расходы на содержание персонала, освещение и отопление сооружений непроизводственного назначения, командировки, услуги связи, налоги и проценты за кредиты, относящиеся на себестоимость и т.д.
• Общие и административные расходы носят постоянный характер.
• Бюджет общих и административных расходов составляется на основе бюджетов подготовленных центрами ответственности.

Прогнозный отчет о прибылях и убытках.

• Прогнозный отчёт о прибыли и убытках - первый из документов основного бюджета, показывающий, какой доход заработало предприятие за отчётный период и какие затраты были понесены.
• Информация о доходах поступает из бюджета продаж. Данные о затратах, необходимых для обеспечения запланированного объёма продаж определяются при расчете себестоимости реализованных товаров. Информация о расходах связанных с текущей деятельностью предприятия поступает из бюджета коммерческих расходов и бюджета общих и административных расходов.
• Составление прогнозного отчета о прибыли и убытках является последним этапом при подготовке оперативного бюджета.

Финансовый бюджет.

Финансовый бюджет - это план, в котором отражаются предполагаемые источники финансовых средств и направления их использования в будущем периоде. Финансовый бюджет включает в себя бюджет капитальных затрат, бюджет денежных средств компании и бюджетный бухгалтерский баланс.

Бюджет капитальных затрат.

• Бюджет капитальных затрат представляет собой план капитальных расходов с указанием источников финансирования.
• В бюджет капитальных затрат включают как планы по приобретению основных средств и нематериальных активов, так и долгосрочные инвестиционные проекты. В последнем случае составляют отдельные расчеты инвестиционных проектов с целью определения рентабельности инвестиций. Проекты которые удовлетворяющие критериям рентабельности включаются в бюджет капитальных затрат.

Бюджет денежных средств.

• Составление прогноза денежных потоков - один из самых важных и сложных шагов в бюджетировании; основой для его составления служит прогноз объёма продаж.
• Это план поступления денежных средств и платежей и выплат на будущий период времени.
• В целом этот бюджет показывает ожидаемое конечное сальдо на счете денежных средств на конец бюджетного периода.
• Поступления от основной деятельности рассчитываются с учётом изменений в дебиторской задолженности, расходы - с учётом изменений в кредиторской задолженности.

Прогнозный баланс.

• Показывает, какими средствами финансирования обладает предприятие, и как используются данные средства.
• Характеризует финансовое состояние предприятия на конкретную дату
• Для прогноза баланса используется величина нормируемых оборотных активов и величина дебиторской задолженности.
• Пассивная часть баланса формируется, исходя из предполагаемой оборачиваемости кредиторской задолженности, прочих текущих пассивов и других источников финансирования.
• Расхождение в прогнозах активной и пассивной частей баланса даёт представление о нехватке (избытке) финансирования. Решение о способе финансирования принимается на основании дополнительного анализа.
• Изменение структуры баланса сказывается на потоке денежных средств.

Комплексный нормативный метод учета как информационная база бюджетного процесса.

Нормативный метод применяется в основном в предприятиях занятых массовым производством, но может быть применен и в среднесерийном производстве. Фактическая себестоимость здесь рассчитывается от нормативной себестоимости путем учета изменений норм и отклонений от этих норм. Учет отклонений от норм организуется в зависимости от технических особенностей сырья и материалов, нормирования их расхода и технологии процесса производства. Сами отклонения от действующих норм определяются путем сопоставления фактического расхода материалов на выпуск продукции по партиям с нормативным расходом.

УЧЕТ НОРМАТИВНЫХ ЗАТРАТ

Управление по отклонениям.

Общее отклонение прямых материальных затрат = Отклонение по цене прямых материальных затрат - Отклонение по использованию прямых материальных затрат
= (фактическая цена - нормативная цена) фактическое количество - (фактическое количество - нормативное количество) нормативная цена
= фактическое количество фактическая цена - нормативное количество нормативная цена

Общее отклонение прямых трудовых затрат = Отклонение по ставке оплаты прямого труда - Отклонение по производительности прямого труда
= (фактическая ставка - нормативная ставка) фактические часы - (фактические часы - нормативные часы) - нормативная ставка оплаты труда
= фактические часы фактическая ставка оплаты - нормативные часы нормативная ставка оплаты труда

Управление по отклонениям (отклонения общепроизводственных расходов).

Правила ведения учетных записей:

Бюджетирование и контроль затрат в организации Виткалова Алла Петровна

2.3.2. Бюджет прямых материальных затрат (бюджет закупок основных материалов и запасов товарно-материальных ценностей)

Имея данные об объемах производства можно приступить к разработке бюджета прямых материальных затрат.

Бюджет прямых материальных затрат и товароматериальных ценностей по своему содержанию включает три составные части:

Бюджет (смета) основных материалов (потребность);

Бюджет запасов материалов на начало и конец бюджетного периода;

Бюджет закупок материалов.

Они взаимосвязаны между собой: смета потребности основных материалов служит основой плана закупок материалов, запасы материалов являются составной частью плана закупок, все вместе используются для обоснования производственной программы.

Чтобы составить годовой бюджет прямых материальных производственных затрат необходима следующая информация:

1) объем производства в единицах (штуках, метрах, килограммах, комплектах и т. п.);

2) количество материалов, требующихся для изготовления единицы продукции (норма расхода);

3) стоимость единицы каждого вида материалов.

С помощью этой информации определяются нормативные прямые материальные затраты на производство единицы продукции, которые, в свою очередь, устанавливают бюджетный уровень прямых материальных затрат и являются основой при разработке бюджета закупок прямых (основных) материалов.

По данным условного примера произведен расчет потребного количества основных материалов на производство мебели (таблица 7).

Таблица 7 Смета прямых затрат на материалы в 200Х г.

* Себестоимость материала включает покупную цену и транспортно-заготовительные расходы (ТЗР) 10 % к цене покупки.

При составлении бюджета (сметы) прямых материальных затрат исходят из неизменности норм расхода материалов и цен на них. В случае изменения этих параметров в течение бюджетного периода показатели сметы пересчитываются.

Иногда руководителям необходимо знать конкретный объем материалов с учетом возможных потерь. Включение в бюджет ожидаемых потерь сырья и материалов позволяет контролировать уровень реальных потерь, и, если он превышает бюджетный, оперативно принимать меры к недопущению перерасхода.

Бюджет использования материалов служит основой для составления бюджета закупок материалов. Для составления бюджета закупок материалов необходимо предусмотреть образование переходящих запасов материалов на конец бюджетного периода, а при составлении бюджета делать поправку на уровень начальных запасов (то есть запасов на конец текущего периода).

Производственные запасы для целей планирования потребности в материалах подразделяются на текущие, подготовительные и страховые (резервные).

Текущий запас необходим для обеспечения производства материалами на период между двумя очередными поставками (сроки и периодичность поставок оговариваются в договоре с поставщиками сырья и материалов). Он определяется при равномерных поставках как произведение среднедневного расхода материала на интервал времени между двумя очередными поставками:

Подготовительный запас создают на время разгрузки материалов, количественной и качественной приемки, подготовки к использованию. Его величина определяется условиями производства, видами материалов, организацией складского хозяйства.

С учетом запасов материалов на начало и конец планового (бюджетного) периода между объемом закупок материалов и его потребным (расходным) количеством существует балансовая зависимость:

Отсюда количество материалов, которое необходимо заготовить в бюджетном периоде:

В условном примере бюджет прямых затрат на материалы представлен в таблице 8.

При составлении бюджета закупок необходимо учесть ряд факторов, такие, как увеличение цен, скидки, условия коммерческого кредита, возможные заменители материалов, валютные курсы и т. д.

Иногда бюджеты использования и закупок материалов можно составить и в виде единого документа. Но если в производстве используются несколько видов материалов (большая номенклатура материалов) бюджет теряет свою аналитичность, снижается эффективность контрольной функции бюджетирования.

Последовательность составления бюджета прямых материальных затрат:

1. Определить наиболее важные виды сырья и материалов, необходимых для производства продукции.

3. Прогнозируемые изменения в структуре прямых материальных затрат (за счет изменения норм расхода материалов, цен на какие-либо виды сырья и материалов) необходимо скорректировать в соответствующем месяце бюджетного периода.

4. Прочие прямые затраты на материалы определить с помощью ставки в рублях на единицу продукции и планируемого объема продаж в каждом месяце бюджетного периода.

В условном примере для упрощения расчетов прочие прямые затраты на материалы не предусматриваются.

Таблица 8 Бюджет прямых затрат на материалы на 200Х год

Примечание:

* данные взятые из сметы на материалы с учетом 1 % инфляции в месяц (таблица 7).

** составляют 50 % потребности в материалах в следующем месяце.

*** равен конечному запасу в предыдущем месяце.